Vereinsshop ohne Tabelle betreiben

Ein Vereinsshop klingt einfach, bis du drei Produktarten, zwei Zahlungsarten und einen Stichtag brauchst, den alle bis zur letzten Stunde ignorieren. Und anders als ein normaler Webshop hat ein Vereinsshop kein Lager. Fast alles wird gesammelt bestellt, nachdem die Liste feststeht, weil der Lieferant eine gebündelte Bestellung braucht und kleine Mengen nur im Bündel bezahlbar sind.

Dieser Sammelrhythmus ist der Schlüssel zu einem Shop, der für Ehrenamtliche funktioniert. Du betreibst keinen Dauerladen. Du führst Runden durch.

In dodgehub legen Manager Produkte einmal an: Preis, Beschreibung und eigene Felder (Größe, Nummer, Hinweis zur Ernährung, was du willst). Mitglieder können keine halbe Bestellung abschicken, weil das Formular nach dem fragt, was du konfiguriert hast. Allein das erspart viel Hin und Her.

Richte die Felder ein, bevor du die Runde öffnest, nicht danach. Eine gute Faustregel: Wenn du sonst im Chat eine Rückfrage stellen würdest, sollte es ein Feld sein.

• Nutze ein Auswahlfeld für Größen, damit niemand „mediumish“ tippt.
• Nutze ein Textfeld für den Namen aufs Shirt und mach es zum Pflichtfeld.
• Nutze Farbfelder, wenn derselbe Artikel in verschiedenen Farben kommt.
• Hinterlege die Größentabelle des Lieferanten, damit Leute sie beim Wählen prüfen können.

Jede Bestellung ist eine Runde mit Titel, Start und Ende. Solange sie offen ist, wird bestellt. Wenn sie schließt, ist die Liste stabil genug für die gesammelte Bestellung beim Lieferanten. Niemand kann drei Tage später „heimlich noch eins“ hinzufügen, es sei denn, ein Manager öffnet bewusst wieder.

Wähle die Länge des Fensters überlegt. Zwei Wochen reichen für die meisten Runden. Kürzere Fenster erzeugen Dringlichkeit, längere Nachzügler. Kündige das Enddatum einmal am Anfang an und lass dann das System es durchsetzen.

Aktive Mitglieder bestellen im Vereinsbereich. Für Freunde, Ehemalige oder Leute, die nur zu Turnieren auftauchen, kannst du einen externen Bestelllink teilen. Sie bestellen ohne Konto, und du siehst ihre Zeile trotzdem in derselben Rundenliste. Mehr dazu unter Gastbestellungen.

Weil Gäste einen eigenen Preis haben können, kannst du Fan-Merch mit einem Aufschlag verkaufen, der den Verein unterstützt, während Mitglieder den Vereinspreis zahlen.

Wenn die Runde schließt, bringen Manager die gedankliche Last in eine Ansicht: Positionen, Mengen, Varianten und wer noch Geld schuldet. Wer die Lieferantenbestellung aufgibt, muss die Wahrheit nicht aus zweiundvierzig angehefteten Nachrichten rekonstruieren.

Die Summen pro Produkt in dodgehub liefern Mengen je Produkt, aufgeteilt in Mitglieder- und externe Bestellungen, mit dem Gesamtwert. Nach der Bestellung markierst du sie als aufgegeben. Kommt die Lieferung an, markierst du die Ware als erhalten und hakst Bestellungen ab, sobald sie abgeholt werden.

Vereine, die sich von der Tabelle lösen, stolpern oft über dieselben Dinge, es hilft also, sie vorher zu kennen.

• Die Runde öffnen, bevor die Produkte fertig sind. Fehlende Größentabellen und unklare Felder erzeugen genau die Fragen, die du vermeiden wolltest.
• Das Fenster zu lang wählen. Eine Runde über einen Monat lässt ohnehin alle die Entscheidung bis zum letzten Tag aufschieben.
• Die Zahlungshinweise vergessen. Lege fest, wie bezahlt wird, bevor die erste Bestellung kommt, nicht nach der Frist.
• Alles in eine Runde packen. Trikots und Fan-Merch haben oft verschiedene Lieferanten und Fristen. Gib jedem eine eigene Runde.

Fang klein an. Wähle ein Produkt, eine Runde und eine Frist und führe eine einzige Runde auf die neue Art durch. Vergleiche, wie viel Zeit du im Vergleich zur Tabellenversion gebraucht hast. Eine komplette Anleitung findest du unter Trikotbestellung im Verein ohne Excel, oder sieh dir die Seite zum Vereinsshop an.